Simulasi Biaya Kantor VS Virtual Office: Bisa Hemat Hingga Rp220 Juta Pertahun?

---

Pengantar

Kamu mau memulai bisnis di tahun 2026 ini?

Tapi disaat yang sama mungkin kamu mulai ragu atau bahkan mundur perlahan, karena terbayang biaya untuk menjalankan bisnis yang terasa guede banget terutama dari sisi biaya operasionalnya?

Kalau kamu berpikir seperti itu, wajar banget kok. Kamu tidak sendirian. Justru kalau kamu punya kekhawatiran seperti itu adalah tanda yang baik - artinya kamu sudah berpikir jauh ke depan dan memperhitungkan estimasi biaya apa saja yang akan dikeluarkan sebagai modal awal bisnis.

Tingginya Biaya Operasional Bisnis

Mengutip dari Investopedia dan Paper.id, Biaya operasional (Operating Expenses atau OpEx) adalah pengeluaran penting yang dikeluarkan oleh bisnis sebagai bagian dari aktivitas operasional sehari-hari.

Biaya ini muncul dari proses menjalankan kegiatan usaha normal dan diperlukan agar bisnis dapat menghasilkan pendapatan, seperti biaya sewa, gaji karyawan, dan pemasaran.

Banyak bisnis yang baru merintis atau belum jalan jauh tapi sudah terbebani biaya operasional seperti:

1. sewa kantor
2. gaji staff yang standby dikantor, seperti: resepsionis, satpam, dan office boy
3. biaya rutin bulanan lainnya, seperti: listrik, air, internet, service charge/abonemen, dan kebutuhan operasional lain.

Padahal ternyata pada praktiknya, aktivitas bisnisnya lebih banyak dikerjakan diluar kantor, atau masih sangat memungkinkan apabila bekerja secara remote. Kalau begini case-nya, rugi kan yaa?

Dalam merintis suatu bisnis, prinsip yang paling mendasar adalah bagaimana mendapatkan hasil maksimal dengan penggunaan modal yang seefisien mungkin. Karena itu, mengevaluasi dan mengurangi beban biaya operasional sering kali menjadi langkah paling cepat untuk menekan pengeluaran bisnis.

Namun, muncul pertanyaan penting nih:

"Apabila saya tidak menyewa kantor fisik, dan tidak punya staff yang standby dikantor, bisnis saya menjadi tidak representatif dong?"

Waahh, kamu sepertinya belum kenal virtual office ya? Yuk simak pembahasan mengenai alasan tepat menggunakan virtual office!

Alasan Tepat Menggunakan Virtual Office

Apa Itu Virtual Office

Sebelum melanjutkan ke simulasi, kita bahas singkat dulu ya apa itu virtual office?

Virtual office adalah layanan penyedia alamat bisnis dan fasilitas kantor tanpa keharusan menyewa ruang fisik secara penuh. Layanan ini umumnya mencakup alamat domisili usaha, resepsionis, penerimaan surat, serta fasilitas pendukung perkantoran lain sesuai paket yang dipilih.

Tidak heran apabila sudah banyak pebisnis yang menggunakan virtual office, karena memang status virtual office legal dan banyak benefit yang diberikan.

Manfaat Virtual Office Untuk Bisnis

Banyak pebisnis baru mulai membandingkan biaya kantor VS virtual office sebagai langkah awal untuk menekan biaya operasional dan menjaga cashflow tetap sehat. Berikut ini beberapa benefit utama virtual office:

1. Biaya operasional jauh lebih efisien
2. Tetap memiliki alamat bisnis yang bisa digunakan untuk legalitas usaha
3. Praktis dan fleksibel, tanpa perlu mengelola kantor fisik
4. Bisa memilih lokasi yang strategis dengan budget yang jauh rendah
5. Dapat digunakan sebagai tempat pengukuhan PKP

Dengan virtual office, sebagian besar biaya operasional rutin seperti sewa, listrik, dan staf sudah tercakup dalam satu biaya tahunan yang lebih efisien.

Baca detail lengkap mengenai virtual office.

Nah pertanyaan lanjutannya, "Kira-kira berapa ya biaya operasional yang bisa ditekan jika menggunakan Virtual office?"

Yuk kita cek bersama untuk simulasi perhitungannya!

Simulasi Biaya Kantor Konvensional

Asumsi Perhitungan Biaya Kantor

Pada bagian ini kita akan melihat simulasi perhitungan biaya menggunakan kantor konvensional dengan pendekatan biaya minimum, yaitu hanya memenuhi kebutuhan kerja administratif secara layak dan profesional. Selanjutnya hasil perhitungan ini akan dibandingkan dengan biaya menggunakan virtual office.

Adapun beberapa asumsi yang digunakan sebagai berikut:

• Tim: 3-5 orang 
• Luas: +/- 30-40 m2
• Fungsi: administrasi, meeting kecil, bukan kantor klien ramai
• Lokasi: Jakarta (non-CBD premium)
• Tipe gedung: ruko kantor atau gedung low-mid rise

Mengutip dari Colliers, setiap karyawan membutuhkan area seluas 10m2, sehingga apabila karyawan 3-4 orang maka luasan diperkirakan sekitar +/-30-40m2.

Rata-rata harga sewa kantor di Jakarta menurut report Colliers untuk gedung perkantoran kelas B adalah Rp199,023/m2/bulan dan gedung perkantoran kelas C adalah Rp150,408/m2/bulan, dengan service charge Rp87,199/m2/bulan. Dan kami mengambil angka mudah sederhana di Rp6juta/bulan untuk luasan 30-40m2.

Estimasi Biaya Operasional Kantor Konvensional

Berikut adalah tabel simulasi perhitungan biaya operasional dengan menggunakan beberapa asumsi diatas.

Sesuai dengan perhitungan diatas biaya operasional rutin kantor konvensional per bulan sekitar Rp18,8 juta, dan jika dikalikan 12 bulan hasilnya biaya operasional rutin kantor per tahun sekitar Rp225,9 juta. 

Wooow besar sekali yaa.

Angka ini memang dapat berbeda tergantung lokasi, tipe gedung, kebijakan pengelola, serta kebutuhan masing-masing pelaku bisnis. Bahkan, jika kebutuhan bisnis kamu lebih kompleks (kantornya berada di lokasi yang lebih prestise, full staff, atau jam operasional lebih panjang), maka biaya rutin tersebut juga akan semakin besar.

Selanjutnya yuk, kita bandingkan dengan biaya sewa Virtual Office!

Perbandingan Biaya Kantor Konvensional VS Virtual Office

Dengan menyewa virtual office, fasilitas yang umumnya akan didapatkan diantaranya:

1. Alamat bisnis
2. Layanan resepsionis
3. Layanan korespondensi untuk penerimaan dokumen dan paket
4. Akses penggunaan meeting room
5. Domisili usaha yang legal

Adapun biaya yang dikeluarkan untuk sewa virtual office selama 1 tahun sangat ekonomis. Beberapa penyedia virtual office di Jakarta menawarkan paket harga yang beragam mulai dari 1 jutaan, tergantung fasilitas dan lokasi.

Kita ambil contoh apabila menggunakan Infiniti Office, harga sewa virtual office per tahun Infiniti Office adalah sebesar Rp2,651,707 (Informasi lengkap mengenai fasilitas dan biaya sewa virtual office)

Nah sekarang kita hitung ya berapa selisihnya?

Kantor konvensional setahun sebesar : +/- Rp225,9 juta

Kantor virtual office setahun sebesar : Rp2,651,707

Artinya, hematnya hampir Rp220 juta lhooo setahun! Besar banget selisihnya kan? Bisa cuann banyak dong.

Selain perbedaan mengenai biaya operasional, terdapat juga perbedaan lainnya mengenai Kantor Konvensional VS virtual office  yang bisa kamu pelajari pada artikel berikut.

Baca FAQ tentang virtual office juga agar kamu semakin mantap mengenal virtual office.

Alternatif Workspace Lainnya

Selain kantor konvensional dan virtual office, ada juga lho solusi berkantor lainnya seperti serviced office dan coworking space.

Serviced office biasanya menyediakan ruang fisik siap pakai dengan fasilitas lengkap, namun umumnya biaya sewanya akan lebih tinggi daripada virtual office karena mencakup penyediaan ruang kerja fisik. 

Sementara coworking space cocok untuk tim yang butuh ruang kerja fleksibel harian atau mingguan. Minusnya coworking space tidak dapat digunakan sebagai alamat kantor yang resmi.

Kesimpulan

Simulasi ini tidak dimaksudkan sebagai satu-satunya patokan, melainkan sebagai alat bantu untuk menilai apakah kantor fisik memang sudah menjadi kebutuhan, atau justru masih bisa dioptimalkan secara lebih efisien.

Apabila kebutuhan bisnis akan kantornya lebih advanced dibandingkan simulasi diatas, maka biaya operasional kantor konvensional akan tentu semakin besar dan gap/selisih penghematan dengan penggunaan virtual office nya juga akan semakin besar.

Setiap bisnis tentu berada di fase yang berbeda-beda. Adapun keputusan untuk memilih jenis kantor yang tepat bukan soal murah atau mahal, melainkan soal kebutuhan dan efisiensi di tahap bisnis kamu saat ini. Pada fase awal bisnis, menggunakan virtual office sering kali bukan sekedar pilihan yang hemat biaya, melainkan strategi pengelolaan cashflow yang lebih sehat dan tepat.

Konsultasikan kebutuhan kantor kamu sekarang dan Tentukan pilihan yang terbaik.

Penulis

Debby Rahmi Isnaeni

Debby adalah Partner Office di Infiniti. Memiliki pengalaman sebagai operation manager yang fokus pada customer. Debby bertanggung jawab atas operasional Divisi Office untuk memastikan pelayanan yang terbaik

Ketentuan Pengutipan Website

Apabila kamu ingin mengutip tulisan dari Infiniti kamu bisa atribut penulisan sumber dengan format dibawah ini:

---

⬇️ ⬇️ Copy paste ⬇️ ⬇️

Debby Rahmi Isnaeni. "Simulasi Biaya Kantor VS Virtual Office: Bisa Hemat Hingga Rp220 Juta Pertahun?". Infiniti Blog [tanggal kamu akses]. https://infiniti.id/blog/office/simulasi-biaya-kantor-vs-virtual-office